Em um mercado de trabalho, cada vez mais dinâmico, as divergências e os conflitos são características naturais, pois os desacordos de idéias, opiniões e posicionamentos, fazem parte do comportamento individual do ser humano. Passam a ser ingredientes fundamentais prezar pela objetividade de assuntos, organização, pontualidade e respeito aos participantes durante uma reunião. São elementos essenciais que geram aumento da troca de informações, bem como, no intercâmbio de experiências para favorecer positivamente na coerente tomada de decisões. Coloque as seguintes dicas em prática e conquiste maior comprometimento nos acordos firmados durante uma reunião.
Realizar o convite com antecedência – Por permitir rápida comunicação, o convite para participar de uma reunião de trabalho, pode ser encaminhado através de um e-mail. Entretanto, é fundamental observar que, antes de apertar o botão “enviar”, será necessário destacar o assunto principal da reunião. Revisar atentamente a mensagem, observar a data, o local e o horário para evitar equívocos. A presença de pessoas relacionadas ao conteúdo é imprescindível e desta maneira, além de solicitar a confirmação de leitura da mensagem, lembre de incluir uma pergunta sobre alguns dos itens que fazem parte do conteúdo da reunião. O objetivo é forçar o destinatário a responder sua pergunta e paralelamente compreender o assunto a ser abordado, o horário de início e local da reunião.
A participação revela interesse pelo assunto – Como a pior decisão é não adotar decisão alguma, a participação com sugestões, opiniões e apontamentos durante uma reunião de trabalho, revela interesse pelo assunto e permite constatar pró-atividade em gerar resultados. Além de improdutivo, ficar durante uma reunião conversando paralelamente com outro colega, demonstra desinteresse. Quando um fato como este ocorrer, chame o participante pelo nome, através de um ato gentil, com o objetivo de gerar uma mudança de atitude. Se você foi convocado para participar de uma reunião, lembre que suas idéias e sugestões são importantes. Neste sentido, valorize sua participação e observe os benefícios de saber ouvir com maior atenção, escrever o que você assumiu e falar no momento apropriado.
Não seja prejudicado pelo tempo – Pela ausência de um planejamento e de uma seqüência cronológica dos assuntos, o tempo esgota rapidamente e metade dos assuntos acaba não sendo comentado. Para evitar que sua reunião seja prejudicada pelo tempo, programe um período para cada assunto. Compartilhe os assuntos, para evitar que algum participante se torne o centro das atenções, ou se omita sobre o assunto em pauta. É imprescindível realizar o registro dos assuntos que foram abordados, mesmo que sejam somente os tópicos, para no futuro não ouvir de algum participante a expressão: “Eu não sabia nada sobre este assunto”.
Com o objetivo de realizar uma reunião de trabalho mais produtiva e participativa, utilize uma breve dinâmica, mas cuidado com a disposição do ambiente, para não colocar nenhum participante em situação constrangedora. Ao enviar o convite aos participantes, enalteça o motivo da reunião e busque coibir não ser prejudicado pelo andamento de outros que não fazem parte da programação. Se você valoriza seu tempo, não desperdice o tempo de outras pessoas. Neste sentido, lembre que ao participar de uma reunião, outras pessoas deixarão de fazer outras atividades. Fortaleça sua organização com as dicas apresentadas e faça a diferença.
Dalmir Sant’Anna é palestrante comportamental, mestrando em Administração de Empresas, pós-graduado em Gestão de Pessoas, bacharel em Comunicação Social e mágico profissional. Autor do livro "Menos pode ser Mais" e do DVD com o tem “Comprometimento como fator de Diferenciação”. www.dalmir.com.br